依據行政院頒「行政院所屬各機關首長與民有約作業原則」及交通部頒「交通部所屬各機關首長與民有約執行計畫」辦理。

臺中港務局(以下稱本局)就航商民眾申辦、陳情案件辦理首長與民有約活動。

本計畫之執行：

時間：原則上於每雙月十五日下午十三時三十分至十六時舉行，若遇假日則順延(以函發公告之日為準)。
地點：本局三樓會議室，或視實際需要另洽場地或分區辦理。
受理方式：事先上網及公告週知航商業者民眾，採固定名額預約登記(原則上每次為二十人) ，內容相同之案件以申請一次為原則。
弱勢族群優先受理原則：對持有身心障礙手冊、低收入戶及原住民，保留若干名額或不限名額予以預約登記。
受理登記處理：受理預約登記時，請民眾一併提出問題；對民眾所提問題若非屬本局權責範圍者，則告知其權責機關之名稱。
約見通知：於約見前三日，通知約見之時間、號次、場所(地址、交通路線及位置圖示)、相關機關(單位)、聯絡人、電話等。
約見預備：於受理登記案件後，立即將請辦事項通知本局相關單位提供資料，俾以了解案情，並請本局相關單位於約見當日，派員出席協助解答問題。
約見後案件處理：對於受理案件之裁示事項，應於一定時限內，將辦理情形答覆陳情人。
請秘書室負責案件之登記、記錄、列管、追蹤、考核等事項之辦理，每半年(一月、七月)彙整成果，於每年二月三日、八月三日前，依附件格式陳報交通部。

本項「首長與民有約」活動所受理之陳情案件，其處理時限不得逾十日，未能在規定期限內辦結者，得簽請核准延長，並將延長理由以書面告知陳情人。

本局業務若具有行政程序法第三條第三項各款事項，或業務性質特殊者，得本於權責斟酌辦理本活動，並先行函陳交通部。